Le logiciel Gestion de crèche offre un certain nombre de fonctionnalités.

En voici les grandes lignes :

Information
Ce qui suit est un survol rapide des fonctionnalités du logiciel. La documentation disponible dans la partie privée de notre site web est plus complète.

 

L'ergonomie est un élément important du logiciel : les écrans de saisie sont clairs, organisés avec cohérence, de façon à ce que votre prise en main soit la plus rapide possible.

 

Cette simplicité fait également qu'il est plus facile de passer le relais à d'autres personnes de votre structure : lorsque vous avez compris comment renseigner une fiche (la fiche Adulte, par exemple), vous pouvez quasiment tout faire !

 

Conseil
Consultez les photos d'écrans plus bas pour vous faire une idée de l'apparence du logiciel.

 

Pour que le logiciel puisse imprimer différents états, un certain nombre de données doivent y être renseignées. Ces données sont organisées en fiches (une fiche étant un écran de saisie).

 

 

Dossier Enfant

Le dossier Enfant est l'une des étapes de saisie les plus importantes. Il reprend tout le profil de l'enfant (un certain nombre d'informations sont facultatives, vous n'êtes pas obligé de tout renseigner !). La fiche Enfant reprend dans les grandes lignes :

 

• le nom/prénom/sexe de l'enfant, les dates de naissance, d'entrée et de sortie dans la crèche,
• la liste des tiers responsables (tous les adultes pouvant retirer l'enfant à la crèche ou pouvant être contactés en cas d'urgence),
• des informations telles que l'organisme (CAF, MGEN, MSA) dont dépend l'enfant, ainsi que les numéros d'allocataires associés,
• des informations sur la fratrie (prénoms et dates de naissance des frères et soeurs) ; ces informations interviennent dans le calcul de facturation,
• des informations sur le dossier médical (médecin traitant, autorisation d'opérer, régime diététique),
• la liste des vaccins de l'enfant,
• la liste des documents à fournir pour l'acceptation du dossier,
• une description du planning prévisionnel (voir le paragraphe Planning plus loin).

 

 

 

Fiche Adulte

Un enfant dépend de 1 ou plusieurs adultes (parents, grands-parents, personne à facturer, par exemple). Chaque adulte peut être décrit de façon détaillée. Si un adulte est responsable de plusieurs enfants, il n'est bien sûr saisi qu'une seule fois, ce qui représente un gain de temps.

 

 

L'un des adultes responsables recevra les factures associées à l'enfant. Pour cet adulte, vous renseignerez la partie Revenus annuels, qui permet, selon le barème CAF, de calculer automatiquement le taux horaire de l'enfant. Si l'adulte n'est pas associé à la facturation (le grand-père ou la grand-mère, par exemple), vous pouvez bien sûr laissez cette zone vide.

 

 

Fiche Médecin

Sur le même principe, chaque médecin est entré une fois (et une seule) dans le logiciel. Si plusieurs enfants ont le même médecin traitant, la saisie est d'autant plus rapide...

 

 

 

Fiches secondaires

De nombreuses choses sont paramétrables dans le logiciel. Il existe donc des fiches secondaires (parce que moins souvent utilisées) qui permettent ce paramétrage. Vous pouvez par exemple prévoir :

 

• la liste des villes qui serviront un peu partout dans le logiciel (sur la fiche Adulte, la fiche Médecin, le destinaire de facture),
• la liste des organismes partenaires (CAF, MSA, MGEN entre autres),
• la liste des vaccins à pointer (si vous décidez d'utiliser cette fonctionnalité, qui reste facultative),
• la liste des documents à fournir pour compléter un dossier Enfant (facultative également),
• le barème de tarifs CAF (susceptible d'évoluer dans le temps)

 

 

Généralement, ces listes sont alimentées au début de votre utilisation du logiciel. Elles bougeront peu par la suite.

 

 

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Le planning est sans doute la partie la plus importante du logiciel, parce que ce sont ses informations qui évoluent tous les jours, et qui servent à générer les factures mensuelles automatiquement.

 

 

Le planning se veut le plus souple possible de façon à traiter la majorité des cas de figure auxquels vous pouvez être confronté. Par exemple :

 

• Pour chaque enfant présent sur une journée, vous pouvez indiquer l'heure d'arrivée, l'heure de départ (à la minute près !), heures qui permettent ensuite le calcul des factures. Le logiciel calcule immédiatement la durée de présence (heure de départ - heure d'arrivée).
  
  
• Inédit : le logiciel peut gérer autant de séances que nécessaire par jour. Concrètement, un enfant peut venir en crèche de 8:00 à 10:00, puis, la même journée, revenir de 17:00 à 18:00. Ceci ne pose pas de problème technique, et les différentes séances sont bien sûr reprises automatiquement en facturation.
  
  
• Vous pouvez, pour chaque présence, cocher une case indiquant qu'il faut prévoir un goûter, un déjeuner, une conduite à l'école. Ces informations sont reprises sur certains documents imprimés (voir plus loin) et peuvent permettre d'avoir une vue globale de votre semaine. Par exemple : "Combien de goûters à prévoir pour la journée du tant ?".
  
  
• Chaque séance peut être caractérisée pour déclencher certaines actions de facturation. Par exemple, une séance peut être marquée comme "Maladie" (l'enfant ne s'est pas présenté pour cause de maladie), comme "Carence Maladie" (journée de maladie non décomptée en facturation), comme "Congé" (journée accordée aux parents et non facturée), comme "Absence" (non justifiée, donc facturée), "Absence exceptionnelle" (séance non facturée).
  
  Lors de la formation au logiciel, ce réglage est décrit plus en détail.
  D'autres types de séances peuvent être ajoutés à votre demande.

 

 

Consultation du planning

A tout moment, vous pouvez consulter le planning de la crèche. Le planning de la semaine en cours s'affiche automatiquement, mais vous pouvez cibler plus précisément :

 

• le planning de la semaine dernière, de la semaine prochaine,
• le planning du mois en cours, du mois dernier, du mois prochain,
• le planning de l'année dernière, de cette année,
• tout le planning,
• ou, si toutes ces options rapides ne vous convenaient pas, le planning d'une date A à une date B (par exemple : du 17/09/2005 au 03/10/2005).

 

Toutes ces optios peuvent être également limitées à un enfant précis. Par exemple : "je souhaite consulter le planning de l'enfant Matéo Babit, du 17/09/2005 au 03/10/2005. Pratique pour pointer les présences ou absences de cet enfant uniquement !

 

 

Planning automatique

Le planning est la clef de voute de votre suivi quotidien, et par conséquent l'opération nécessitant le plus de saisie. Pour simplifier et accélérer cette saisie, le logiciel peut générer une grande partie du planning automatiquement. Voici le principe :

 

1. Sur chaque fiche Enfant, vous décrivez un planning théorique. Par exemple : tel enfant vient le lundi de 9:00 à 11:00, le jeudi de 8:00 à 10:00, et toujours le jeudi de 16:00 à 18:30. Cette opération est faite une seule fois pour chaque enfant (en général, elle concerne les enfants de crèche, dont les présences sont connues à l'avance ; les enfants de halte garderie sont moins concernés). Bien sûr, si ce planning théorique devait changer dans le temps, il est modifiable à tout moment !
   
   
2. En fin de Janvier, par exemple, vous préparez le planning de Février. Ceci vous prendra quelques clics uniquement. Le logiciel reprend tous les enfants qui seront présents en Février, consulte leur planning théorique, et en déduit les séances de Février automatiquement. Ceci donne le planning effectif de début de mois (qui est pour l'instant un planning prévisionnel).
   
   
3. En fin de journée ou de semaine, vous pointez le planning généré par le logiciel et vérifiez qu'il correspond aux présences réelles des enfants. Si un enfant a été absent pour cause de maladie, vous modifiez sa séance. De même s'il est resté plus longtemps que prévu. Pour les enfants de halte garderie (dont les présences sont moins prévisibles), vous pouvez créer une séance manuellement ("l'enfant X est venu en halte garderie de 16:00 à 18:30", par exemple).

 

Sur ce principe, vous avez moins de saisie pour les enfants en crèche, et votre pointage quotidien (ou hebdomadaire, voire mensuel, à votre convenance !) se résume à vérifier les heures d'arrivée et de départ de chaque enfant, ainsi que les justification d'absence.

 

 

Pocket PC

Pour faciliter encore le pointage de ces informations (donc accélérer la saisie), une solution Pocket PC est envisageable. Les idées qui motivent cette approche :

 

• Il n'est pas toujours possible d'être à côté de l'ordinateur lorsque les enfants arrivent ou partent de la crèche.
• Le fait de noter sur papier les heures d'arrivée et de départ implique une saisie en fin de journée ou de semaine.
• Une solution "code barre" est peu élégante lorsqu'il s'agit de pointer les présences d'enfants !

 

D'où l'idée suivante :

Le pointage des arrivées et des départs se fait sur Pocket PC, qui est un appareil portatif très maniable. Un seul clic suffit pour stocker l'heure d'arrivée ou l'heure de départ. En fin de journée (ou de semaine, de mois), vous reposez le Pocket PC sur son socle, connecté à votre ordinateur. Quelques clics suffisent pour que tous les horaires soient transférés du Pocket PC au PC.

Information
Le prix du logiciel comprend le module de transfert vers le Pocket PC, mais pas le Pocket PC lui-même. Vous devez acquérir cet appareil séparément (consultez-nous pour le choix d'un matériel compatible).

 

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Une bonne nouvelle : maintenant que vos fiches Enfants, Adultes, Médecins et autres sont renseignées, maintenant que votre planning est à jour, il vous suffit de quelques clics pour imprimer les documents papiers listés ci-dessous :

 

• Liste des anniversaires : "Quels sont les anniversaires à prévoir pour aujourd'hui, pour cette semaine, pour le mois prochain ?"
  
  
• Numéros de téléphone : cette liste recense pour chaque enfant la liste des adultes/médecins responsables, avec les numéros de téléphone. A afficher quelque part en cas d'urgence...
  
  
• Liste des présences journalières pour une période donnée.
  
  
• Planning journalier : une grille colorée qui liste les enfants sur la journée, de façon à voir en un coup d'oeil les créneaux disponibles pour accueillir un enfant supplémentaire.
  
  
• Planning hebdomadaire : une vue générale de la semaine, avec chaque enfant, ses séances, ses goûters/déjeuners, et le total d'enfants pour chaque matinée ou après-midi.
  
  
• Planning mensuel : un planning prévisionnel de chaque enfant pour un mois donné.
  
  
• Synthèse trimestrielle : le document à fournir à la CAF, qui reprend, pour chaque enfant, le total des présences sur un trimestre donné (pour les enfants de moins de 4 ans ou plus de 4 ans, et éventuellement avec un choix des communes).
  
  
• Attestation de frais de garde : attestation à délivrer aux parents en fin d'année comme justification des factures payées au cours de l'année.
  
  
• Et bien sûr les factures mensuelles (voir le paragraphe Facturation plus loin).

 

 

Info
D'autres états imprimés peuvent être ajoutés sur demande.
Nous consulter.

 

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Si vos dossiers Enfants et le planning de présence sont correctement renseignés, la facturation devrait vous prendre quelques minutes seulement par mois (plus le temps d'impression des factures, qui lui dépend de votre imprimante !).

 

La facturation rapproche les éléments suivants, selon les principes de calcul donnés par la CAF :

• Le planning de chaque enfant sur la période concernée,
• Le nombre de frères et soeurs de l'enfant,
• Le salaire de l'adulte destinataire de la facture,
• Le barème CAF de la période.

 

A partir de tous ces éléments, le logiciel calcule le taux horaire de chaque enfant et génère la facture correspondante. Le logiciel vous signale éventuellement les erreurs qui gêneraient la facturation (barème manquant, salaire de l'adulte oublié).

 

Une fois les factures générées, vous pouvez éventuellement les compléter (ajouter une prestation ou une régularisation particulière pour une famille, par exemple).

 

Information
Le logo et les coordonnées figurant sur la facture sont bien sûr personnalisables.

 

Suivi des impayés

Si vous souhaitez suivre les impayés via le logiciel, celui-ci comporte une fonction de pointage des factures, et peut éditer à tout instant une liste des impayés. Vous pouvez également consulter le compte particulier d'un "client".

 

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Exportation de données vers Word ou Excel

Le logiciel imprime un certain nombre de documents préformatés. Mais il se peut que vous ayez des besoins spécifiques comme "imprimer une liste des parents", "créer des étiquettes Enfants", "expédier un courrier type aux parents"...

 

Pour ce faire, le logiciel peut exporter une partie de ses données vers un logiciel tel que Word ou Excel (de nombreux autres logiciels sont également compatibles).

• Des listes d'adultes, d'enfants ou de clients peuvent donc être récupérées sous forme de tableaux Excel.
• Si vous disposez de Word et que vous pratiquez le publipostage, vous pouvez également produire des courriers ou des planches d'étiquettes personnalisés.

 

 

Sauvegarde des données

Une fonction de sauvegarde intégrée permet d'éviter la perte intégrale de vos données. Pensez à la déclencher régulièrement !

 

 

Personnalisation du logiciel

Sur tous les documents imprimés figure un logo qui peut être personnalisé très simplement.

Certains documents plus complexes (comme les factures) impriment vos coordonnées, qui sont également paramétrables.

 

Information
N'hésitez pas à nous contacter pour une démonstration du logiciel sur portable : une démonstration "live" est souvent plus parlante que plusieurs pages de texte !

 

 

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